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新秀箱包:通达OA系统助企业度过经济寒冬

全球箱包网 2009-8-31 来源: 字号:[ ] 关闭

    公司背景简介:
    浙江嘉兴新秀箱包葡京开户网址注册是一家生产、销售中高档箱包,投资了一系列生产链工厂的实业公司,自有品牌‘NEWCOMER’荣获了中国名牌称号。公司一贯坚持利用信息化手段提升企业管理,总部已经实施了ERP信息化项目,购买通达OA软件的为其子公司凯隆公司,也正在实施ERP项目。
   
    一、软件选型
    公司为改善人员离职容易造成重要资料丢失,组织中有价值的经验、知识得不到共享的情况,于08年9月上旬决定购买OA软件。在软件选型过程中,我们首先了解了用友公司向我们推荐的致远A6软件,经与其产品工程师交流后,觉得性价比不太理想。于是决定先上网搜索一些OA软件资料参考,后来在华军软件园发现通达OA软件介绍有近8千正式用户,遂下载了安装,并与致远A6进行了仔细的对比,我们的思路是:在承认用友公司的实力前提下,假设致远A6为OA行业标杆产品,将通达与其对比,容易发现两者间的差异。

    比较的项目主要有:
   
    1.产品性能方面:
    重点关注的OA的核心功能—工作流模块:致远工程师特别提到的自由工作流功能通达具备;表单设计器中可利用控件比致远要多。
    其它方面:如窗口大部分字段可自定义功能,销售模块致远没有。
   
    2.售价方面:
    致远按站点、用户数计算售价,如按我司电脑用户,购致远至少需要8万左右;通达不限用户数,购买一套适合我司的完美版本(而且是终身服务与升级)仅需要3万。
   
    3.服务质量:
    通达上海代理商傲科公司向我们承诺,可以获得代理商和通达总部的远程技术支持,且两次面谈沟通都比较融洽,遂于9月底签订了购买‘通达OA完美服务版’的软件合同。
   
    二、实施启航
    在系统管理员初步熟悉软件各模块操作后,我司规划了软件总体实施方案,方案重点确定了以下三方面:
   
    组织实施方式:成立信息化项目小组,参照PDCA管理模型推进OA项目的实施,要求具体实施有计划、有方向,注重培训,每周在公司行政例会上检查项目落实情况,根据检查结果制定纠正措施再改进落实;
   
    实施内容方面:根据‘先易后难、易见效果的模块先实施’原则,先维护各模块基础静态数据,如维护公共文件柜、人事档案维护、客户信息资料等基础资料;再实施业务性较强的动态数据,如工作流等模块;
   
    进度方面:共计划分3期滚动交叉实施。
    在确定了总体实施方案后,我们于10月中旬成立了以副总沈先生为总负责人,系统管理员为顾问,总经办张主任为进度跟催人,各科室负责人参与的OA推行委员会。并于10月底编制发布了第一期具体实施计划。
   
    该期OA实施计划要求从各部门负责人发布月工作计划做起,因为发布计划既有利于部门确定月度工作方向,又有利于各部门绩效考核。
    重点实施内容集中在:上传ISO体系等系列规章制度、产品检验标准书到公共文件柜归档;上传产品图片到‘图片浏览’归档;维护人事档案、客户信息基础资料。
   
    原计划里本来没有安排上传产品检验标准书,计划发布后资料室管理员找系统管理员商量:“生管科提出‘车间需要补发七八套检验标准书’,可每套标准书都有四五百页,七八套打印下来,纸张也浪费得太厉害了。现在车间都配置有电脑,能不能通过上传公共文件柜,实现共享并保证阅读、打英下载的分级权限控制?”
   
    第一反应几乎认为不可能实现,因为产品检验标准书是CAD软件制作的图形文件,而office文档在线编辑组件组件支持的是office系列文档,不支持CAD文件在线阅读等功能。
   
    如果将产品检验标准书扫描成JPEG的图片上传‘图片浏览’处理的话,结构较复杂的产品浏览放大时像素又会下降,具体尺寸等细节看不清楚。
   
    后来和技术部的同仁思维激荡后,大家找到另一种方法:
    利用矢量格式文件不论图形大小如何变化,能保持精度不变,以及Word能接受矢量图的特性。我们首先在CAD中制作好检验标准书图元文件并输出保存为wmf文件类型;再在word中制作好检验标准书模板,模板分三个区域:表头描述检验书编号、产品名称等信息,表脚具体描述产品外观、性能、编制审核人等信息,表头表脚中间保留为产品图片区,再在该区域插入wmf文件。
   
    根据ISO9001文件控制程序要求,为确保所有的场所使用的文件和资料都是现行有效的,防止使用过时或作废的文件,我们在公共文件柜里建立了‘产品检验标准书’的目录后,将该文件夹的权限设置为:只允许资料室管理员具有上传、删除、下载权限,其他所有使用人员只开通阅读权限。
   
    如此,我们利用通达软件既有的office文档在线编辑组件和公共文件柜模块实现了重要工程图档的电子化管理。
    [PS:建议将编辑和删除权限分开,如上文档管理员在替换作废检验标准书时,需要拥有删除权限,但应没有权限编辑文件]

    计划发布后,我们根据计划进度,按期集中培训了2次。后来有部分同事反应,集中培训次数过于紧凑、频繁,其实准备实施的模块都比较简单,能不能减少些培训次数。推行委员会根据大家反馈的情况,及时调整了培训计划,将原计划里剩下的几次集中培训,改为系统管理员集中培训各部门骨干,再由骨干各自手把手辅导部门人员,并及时将OA使用说明书电子文档下发各岗位使用人员,以方便自学。
    每培训完新模块,推行委员会都要求总经办及时跟踪到位,并在行政例会上通报各部门进度、质量等实施情况。
   
    实施工作进行到12月中旬,推行委员会根据张主任的进度跟踪情况,总结了第一阶段的总体情况:除产品检验标准书上传工作落后于计划进度外,规章制度、产品图片、客户基础信息等资料已传完毕,各部门月工作计划发布后都有维护进度情况;其中,人事档案维护情况特别良好,不光最近几月的历史档案都已维护完毕,新进员工建档、员工离职都已通过OA来操作。副总沈先生用一句很简短的话概括:实施工作比预想的要好得多。

    三、梳理流程、制作表单,工作流实施技巧总结
    在此基础上,我们提前发布了第二期实施计划,该期计划重点集中在工作流模块的运用上,并要求先实施‘采购外发产品价格审批、待签合同价格评审、品质异常处理’等重点流程,由点到面,逐步扎实的推行。
   
    为让大家对工作流的实际运用有个感性的认识,要求各部门先通过‘车辆申请与安排模块’来申请和调度用车,因为我们分析‘用车申请调度’模块内在逻辑其实就是一个工作流的运用,而且流程比较简单,就申请和审批两个步骤,容易理解和上手。经过一次集中培训后,总经办车辆调度人员宣布:自培训之日两天后不再接受用车手工申请单。实际申请中个别人员操作上还有困惑的,调度员及时提供手把手指导,经过两周左右的推行,各部门都已能在OA上熟练进行用车申请,实施情况运行良好。
   
    在用车申请平稳实施后,推行委员抽调了ISO体系专员协助系统管理员实施工作流模块。经过数个流程和表单的制作,我们发现前期流程梳理得是否合理、表单制作是否适用,对工作流模块的推行最为关键,否则很可能因流程不适用导致推行中断,增加后续再次推行的阻力;另在已有大量业务数据录入系统后,调整流程和表单非常不方便。
   
    那么设计时掌握哪些思路和技巧能少走弯路?我们的经验是:借助5W1H和ESIA管理工具可以梳理、设计出合理的流程;再根据流程的具体步骤来设计表单可以达到事半功倍的目的。

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